När jag utbildar eller har dialoger med mina kunder talar jag ofta om vikten av ett tydligt uppdrag – oavsett om vi pratar arbetsmiljö, ledarskap, självledarskap eller hållbara medarbetare och organisationer. Det har nästan blivit som ett mantra. Men varför är det så viktigt med ett tydligt uppdrag och vilka effekter kan det ge i organisationen?
-
Måluppfyllnad
De flesta människor tar stort ansvar över sina uppgifter och när det huvudsakliga uppdraget inte är tydligt uttalat gör många en egen tolkning av vad som är deras uppdrag. Att människor tar mycket ansvar är förstås inget negativt – risken är dock att man kan feltolka uppdraget, att man utgår från sina egna värderingar, överarbetar, fattar felaktiga beslut och i värsta fall prioriterar efter otillräcklig eller felaktig information. Med ett tydligt uppdrag blir prioriteringar och riktning framåt klarlagt, vilket resulterar i att vi jobbar med rätt saker och snabbare kan nå önskat resultat och måluppfyllnad.
-
Goda förutsättningar för självledarskap
Ett tydligt uppdrag skapar förutsättningar för självledarskap. En avhandling av Gisela Bäcklander[1] visade att en nyckel till framgångsrikt självledarskap var ”information richness”, vilket handlade om att ha den information man behövde, när man behövde den. Enligt Bäcklander skapade informationen möjlighet för medarbetarna att ta egna initiativ, se vad som behövde göras och fatta de beslut som behövdes.
-
Ökad prestation
Tydliga mål är en viktig del av ett tydligt uppdrag. Stefan Söderfjäll och Christopher Svensson skriver i sin bok ”En liten bok om mål” att vår arbetsprestation kan förbättras med 10-15% om vi har tydliga och utmanande mål, och med hela 20-25% om det även kombineras med strukturerad och kontinuerlig feedback. Vad är det då som gör att det fungerar så bra med tydliga mål? Anledningen är att det påverkar vår motivation vilket i sin tur påverkar hur vi presterar[2].
-
Friska medarbetare
Enligt en kunskapsöversikt av ”den goda arbetsmiljön och dess indikatorer” som Eva Vingård och Per Lindberg genomfört, är en av de faktorer som kännetecknar en god arbetsmiljö, ”rolltydlighet med tydliga förväntningar och mål”. Med en god arbetsmiljö menade man här en arbetsmiljö som hade positiva och gynnsamma effekter på individen[3]. Ett tydligt uppdrag skapar alltså friska medarbetare vilket gynnar såväl medarbetare som företag.
-
Efterlevnad av arbetsmiljöregler
Om vi har tydliga uppdrag på arbetsplatsen kan arbetsgivaren leva upp till delar av Arbetsmiljöverkets föreskrift Organisatorisk och Social arbetsmiljö 2015:4, som säger att arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna vet vilka arbetsuppgifter de ska utföra, vilket resultat som ska uppnås, om det finns ett särskilt sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur, vilka uppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter som ska utföras och vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd för att utföra arbetet[4].
En viktig faktor för ett tydligt uppdrag är att ha en kontinuerlig diskussion mellan medarbetare och chef. Det räcker inte att tydliggöra uppdraget i en befattningsbeskrivning eller att prata om uppdraget en gång om året. Det är högst sannolikt att uppdraget förändras över tid eller att man stöter på utmaningar som man behöver samtala kring. Diskussionen behöver således ske kontinuerligt och vara en naturlig del av vardagen. Liknande resonemang för även Gisela Bäcklander[5], som menar att en dialog om arbetets utförande främjar självledarskap. Stefan Söderfjäll och Christopher Svensson skriver i sin tur att forskning visat att effekten av tydliga mål blir större om man kontinuerligt får återkoppling på hur man ligger till[6].
Hur tydligt är ditt uppdrag? Om ditt uppdrag är otydligt kanske det är dags att boka in ett möte med din chef för att skapa tydlighet? Är du chef kan du gärna fråga dina medarbetare om de tycker att de har ett tydligt uppdrag eller om det är något ni behöver förtydliga.
Lycka till!
Emma Samuelsson arbetar som HR- och ledarskapsexpert på Wise Consulting.
Källor:
[1] Ny Teknik, 191128
[2] En liten bok om mål, Stefan Söderfjäll och Christopher Svensson, 2017
[3] Den goda arbetsmiljön och dess indikatorer, Kunskapsöversikt, Rapport 2012:7, Arbetsmiljöverket
[4] Organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4, Arbetsmiljöverket
[5] Ny Teknik, 191128
[6] En liten bok om mål, Stefan Söderfjäll och Christopher Svensson, 2017