Glöm inte människan vid onboardingen

Första veckan går i ett med rundvandring i lokalerna, du hälsar på nya kollegor, träffar nyckelpersoner på olika avdelningar och får inblick i företagets verksamhet, värderingar och dina nya arbetsuppgifter. Ändå går du hem med en konstig känsla i magen. Hur kan det bli så?Introduktionsschemat var verkligen väl genomtänkt men samtidigt var det ingen av kollegorna som nämnvärt ansträngde sig för att inkludera dig i samtalet vid fikabordet. Blombuketten var fantastisk men ingen kom ihåg att bjuda med dig på den spontana afterworken. För att inte tala om när alla försvann åt varsitt håll när det var dags för lunch och du blev ensam kvar. Det kan inte en videohälsning från CEO:n kompensera för. Inte heller att du fått den senaste tekniken när ingen bjuder in till spontan kontakt eller anstränger sig för att du ska känna dig välkommen in i gemenskapen, på riktigt.

Flertalet företag har idag insett vikten av en professionell och strukturerad pre- och onboardingprocess. När kampen om arbetskraften är stor på en god arbetsmarknad behöver både rekryteringsprocessen och onboardingprocessen vara proffsiga och hänga ihop, utgöra en röd tråd och en solid grund för den långsiktiga investering en anställning är – för både arbetsgivare och arbetstagare. Vi vet att ”first impression lasts” och många företag lägger stor vikt vid att skapa checklistor, tydliggörande av vem som ansvarar för vad, pre-boarding aktiviteter, investera pengar i särskild programvara för sin onboardingprocess och känner sig väl förberedda för den nya medarbetarens ankomst.

Mänsklig inkludering vid onboarding

Men, när vi pratar om vikten av en bra onboardingprocess fokuserar vi mest på det praktiska och glömmer lätt den mänskliga aspekten – vikten av genuin inkludering. Vi pratar sällan om hur vi vill att den nyanställde ska känna sig efter den första tiden, mer om vad man faktiskt behöver ha lärt sig för att ha en bra grund att stå på. Men vad är det egentligen som får en nyanställd person att gå hem från jobbet och känna ”yes, här vill jag stanna”? Är det den senaste smartphonemodellen och ett omfattande introduktionsschema? Absolut, för vissa. Men räcker det för att skapa ett långsiktigt engagemang och en känsla av verklig tillhörighet hos den nyanställde? Inte för de flesta av oss.

Min erfarenhet, från HR-arbete i olika branscher, är att det sällan handlar om en aktiv och medveten exkludering från gemenskapen i sådana här situationer. Det handlar snarare om avsaknad av en kultur på företaget där det är naturligt och självklart att alla aktivt anstränger sig för att välkomna och inkludera den som är ny.

Att förändra en företagskultur tar tid och görs inte över en natt, men det finns några enkla saker du kan göra under tiden som skapar goda förutsättningar för en mer inkluderande onboardingprocess:

1. Skapa en ”social code of conduct”

Kom överens om de sociala spelreglerna på arbetsplatsen, någon typ av ”social code of conduct”. Hur vi beter oss mot varandra internt i vardagen speglar självklart också hur vi kommer att bemöta en ny kollega. Prata om hur det ser ut idag och hur ni vill att det ska vara. Frågan behöver diskuteras på strategisk nivå i ledningsgruppen såväl som i de respektive teamen på avdelningarna. Detta arbete bör hänga ihop med övrigt värdegrundsarbete på företaget för att säkerställa en röd tråd i arbetet.

2. Var den kollega du själv skulle vilja ha

Vi har alla någon gång varit nyanställda och vet hur det känns att vara ny och inte känna någon, inte hitta i lokalerna och inte riktigt ha koll. Vad skulle du själv önska dig för bemötande i en sån situation av dina kollegor? Var den personen själv! Ta initiativ till kontakt, presentera dig spontant även om du inte har en punkt på introduktionsschemat eller någon egentlig organisatorisk beröringspunkt med den nya kollegan. Betona att ”här finns inga dumma frågor” och ”kom förbi om du undrar över något så hjälper jag dig gärna”. Bjud på ett leende och fråga hur det känns, ställ frågor och hitta gemensamma nämnare. Bjud in till möten och aktiviteter som kan vara av intresse för den nya medarbetaren. ”Vi är några som tänkte prova det nya lunchstället runt hörnet, vill du följa med?”. Det är de små sakerna som gör skillnad i längden.

3. Inför ett buddysystem

Inför ett  s k ”buddysystem” på företaget där alla nyanställda får en egen ”buddy” från första anställningsdagen. En buddy är den person som finns där för alla frågor och funderingar som dyker upp i början av en anställning men är också den som tar lite extra ansvar för den sociala inkluderingen. En buddy säkerställer att det finns lunchsällskap första tiden, att den nyanställde inte blir bortglömd till redan inplanerade aktiviteter och är den som tittar förbi och stämmer av läget med jämna mellanrum. Ansvaret för den sociala inkluderingen delas naturligtvis med den nyanställdes närmaste chef, men en buddy har lite extra fokus på de viktiga sociala bitarna i början av anställningen.

Behöver du hjälp att ta fram en pre- och onboardingstrategi för ditt företag eller skapa en mer inkluderande kultur på din arbetsplats? Hör av dig till oss!

Anna Arvidson, HR-konsult på Wise Consulting.