Att upphandla och implementera ett HR-system är tidskrävande. Om vi inte planerar noga och driver det som ett projekt med en tydlig start och mål får vi troligtvis inte det värde och effekt vi önskat. Utifrån vår samlade kompetens och erfarenhet har vi tagit fram en matnyttig steg-för-steg-guide. En guide med massa bra tips för att du ska lyckas med implementationen av ett nytt HR-system.
Innan ni investerar i ett HR-system besvara frågan varför
Vi har tidigare skrivit om att HR måste bli mer ”tech-savvy”, och även om vi i det inlägget nämnde att HR-tech är så mycket mer än att implementera system, är det ofta just det vi tänker på när vi hör begreppet. Men vi ska inte bli mer tech-savvy bara för att. HR behöver bli mer tech-savvy för att skapa värde i organisationen. Värde skapar vi lättast genom att frigöra tid, vilket ett system ska bidra till. Börja med att ställa er frågan varför. Om ni inte kan besvara den frågan ska ni heller inte investera i ett nytt system eller göra en förändringen där och då. Här erbjuder vi på Wise Consulting möjligheten att genomföra en så kallad ”tech-audit” för att tydliggöra ert nuläge, behov och varför.
Gör en förstudie och ta fram ett business case
”Vi har inte tillräckligt med resurser och svårt att få gehör för att investera i HR-teknologi eller digital HR-transformation”. Ja, det är nog ett av de vanligaste svaren vi får från våra kunder på frågan, vad som hindrar deras digitaliseringsresa. Här behöver vi vässa vår förmåga att använda rätt metod och bygga underlag som kan visa på den faktiska nyttan i kronor och ören. För det är ju faktiskt värdet som går att mäta som på riktigt visar om investeringen varit rätt eller inte. Ett business case visar värdet & nyttan av investeringen och fungerar som ett bra beslutsunderlag. Det fungerar även som ett bra stöd för kravställning. När implementationsprojektet eventuellt börjar spreta (för det kan det absolut göra) finns det också som bra stödmaterial att återkomma till.
Läs mer: ”HR-system – varför då och hur ska du tänka?”
Säkerställ resurser
Underskatta inte behovet av resurser för att genomföra en systemimplementation. Finns resurser och kompetensen inom bolaget eller kan ni behöva stöd utifrån? Oavsett svaret på den frågan så är det HR i din organisation som kan processerna bäst – säkerställ därför att ni kan frigöra tid för den eller de personerna genom hela projektet. En vass och dedikerad projektledare är också kritiskt för att lyckas gå i mål.
Kroka arm med IT
Varför då? Den frågan finns det många svar på. Men låt oss hålla det kort. Till att börja med har IT en helt annan överblick över systemlandskapen och hur tekniken ser ut i dessa. Kanske finns redan bra system som kan lösa era behov? Om inte, så kommer alltid frågor kring IT-säkerhet, var servrarna finns, vilka integrationslösningar som stöds etc. att dyka upp. Så kroka arm med IT redan när ni går i tankarna att investera i ett nytt HR-system.
Se över och vid behov utveckla era HR-processer
Det är viktigt att börja i rätt ände. Ett HR-system ska stödja era processer och då är det viktigt att utvärdera processerna och skruva i dessa vid behov. Är processerna i sig krångliga kommer inte systemstödet att hjälpa er. Det är ju trots allt roligare att ha väloljade processer som lirar fint med ett bra system. Inte sant?
Läs mer: ”Hjälp, hur ska jag navigera i djungeln av HR-system?”
Gör en noggrann behovsanalys inför val av HR-system
Innan ni börjar träffa leverantörer är det viktigt att landa i ert verkliga behov, det vill säga målbilden och ert ”varför” som beskrivits tidigare. Ett system ska vara ett verktyg för att stödja er verksamhet och era processer. Ett vanligt misstag är att köpa ett system som verkar coolt och har massa schyssta features men som inte riktigt matchar det faktiska behovet. Om ni påbörjar en implementation av fel system kan det istället för effektivisering leda till merarbete, krånglig administration och oväntade kostnader.
Ta fram en kravspecifikation för ditt HR-system
Baserat på er behovsanalys tar ni fram en kravspecifikation, ofta kallad RFP, och håll er till den. Fall inte för leverantörernas inspirerande demos av sina system. Valet av systemstöd ska baseras på ert behov, inget annat. Kravspecifikationen bör också innehålla en prioritering gällande vilka parametrar som ska väga tyngst. Och nej, det finns inget allsmäktigt system som uppfyller alla krav så fokusera på de krav som verkligen tillför nytta. Tänk need to have och nice to have.
Välj rätt leverantör för ditt HR-system
Här börjar det riktigt roliga men också det som kan få många att springa åt fel håll då vi har lätt att fastna för form och färg. Det finns väldigt många leverantörer och nya vassa spelare dyker upp årligen. Återigen, håll dig till den kravspecifikation ni tagit fram och använd gärna något av de kostnadsfria och oberoende leverantörsöversikts-verktygen som finns på marknaden. Sådana verktyg kan enkelt hjälpa dig att filtrera för att sålla i systemdjungeln. Därefter är vår rekommendation att du skickar ut din kravspecifikation till ca 5 leverantörer samt bjuder in dessa till en övergripande demo. Utvärdera svaren ni fått i kravspecen (RFP:n) samt demosessionerna. Tratta ner till topp 3 och bjud in till ytterligare en demo. Tips här är att förbereda olika case/arbetsflöden som leverantören får visa i systemet. Tips här är också att förbereda en enkel mall till alla deltagare för att ”poängsätta” och skriva ner kommentarer under varje demosession, det underlättar i efterhand och fungerar som ett bra beslutsunderlag.
Ta fram en realistisk tidsplan
Visste du att en klar majoritet av alla IT-relaterade projekt inte håller tidplanen? Om det är för att vi är för optimistiska, för att det helt naturligt alltid dyker upp oförutsedda saker eller är en kombination av båda kan diskuteras. Poängen är att i den utsträckning det går försöka ta höjd för det oförutsedda. För det kommer. Behöver vi slå på stora trumman och implementera samtliga funktioner / moduler direkt eller kan det göras i etapper? I slutänden är det användarna (HR, chefer och medarbetare) som ska jobba i systemet. Här kommer det krävas tid att ta till sig systemet och använda det på rätt sätt, i synnerhet de nya processerna.
Förändringsledning
Vi har sagt det förr men det tåls att repeteras; vid införande av nytt HR-system behöver beteenden förändras för att systemet ska skapa önskat värde. Det är ju i slutänden inte systemen som samarbetar (även om integrationer kan ses som ett samarbete) utan faktiskt människor, så underskatta inte vikten av att jobba med förändringsledning genom hela projektet. Kommunicera tydligt vad förändringarna innebär, varför vi gör detta och vad användaren faktiskt kan få ut av det. Tips här är att identifiera starka nyckelpersoner i organisationen som kan agera ambassadör för det nya systemet.
Vidareutveckling
Wow, vi har nu gått live med pompa och ståt och kan släppa det här! Eller? Njae, inte riktigt. Självklart ska ni fira ett lyckat projekt men det är faktiskt nu ett annat viktigt arbete börjar, nämligen att vidareutveckla systemet. Säkerställ att ni har en nyfiken och dedikerad systemägare/produktägare som drivs av att hålla sig ajour med vad som händer på marknaden och vad som ligger i leverantörens roadmap. Skruva, testa och förbättra. Många HR-systemleverantörer har hög utvecklingstakt och för att inte gå miste om ny funktionalitet är det viktigt att förstå vad som kommer framåt. Som grädde på moset finns också många schyssta nischade system (ex. inom rekrytering, referenstagning m.m.) som genom API-integrationer kan skapa ännu fler sömnlösa processer.
Vi är både glada och ödmjuka inför att du hängde med oss hela vägen till slutet och vi hoppas och tror att du fått lite mer kött på benen inför kommande HR-systemimplementationer i just din verksamhet.
Psst!! Om du behöver stöd i att kartlägga & utvärdera dina HR-processer och hitta alternativ på digitala lösningar som gör att ni kan frigöra potential i människor, team och bolag kan Wise Consulting hjälpa dig på vägen. Vi genomför nämligen gladeligen en HR Tech-audit tillsammans med er. Är du nyfiken på att höra mer om hur det funkar?