Hur kan HR använda ChatGPT - 10 tips

För några veckor sedan höll vi ett webinar kring hur AI och ChatGPT påverkar sättet vi arbetar med HR och hur vi kan använda ChatGPT för att ta HR till nästa nivå. Intresset var stort, inte förvånande med tanke på den snabba utvecklingen inom AI. För att fortsättningsvis hänga med behöver HR skaffa sig kompetens inom AI för att kunna dra nytta av tjänster likt ChatGPT. 

Vad är AI och ChatGPT och hur används de?

AI, artificiell intelligens, är en teknik som använder datorer som har tränats på en stor mängd data och lärt sig se mönster i data. Utifrån det bidra med insikter och även producera olika typer av material baserat på instruktioner som den fått. Detta på ett sätt som normalt sett bara människor klarar av att göra. AI kan även ges i uppdrag att själv sätta olika delmål och självständigt arbete mot dessa. 

ChatGPT, Chat Generative Pre-trained Transformer, är en AI-modell som tagits fram av företaget OpenAI. Modellen är tränad på en stor mängd data och kan förstå naturligt språk. Den kan svara på olika typer av frågor och instruktioner som dess användare ger den. Chatboten kan även integreras med andra system vilket möjliggör flera nya appliceringsmöjligheter. 

Hur förändrar AI arbetssättet inom HR?

AI kommer att påverka HR-professionen på flera olika sätt och kanske även på sätt som vi idag inte ens kan föreställa oss. Ett perspektiv som vi kan ta med oss är hur vi alla såg på internet som fenomen när det var nytt under 90-talet. Det var relativt begränsat och om vi ser tillbaka på den utveckling som har skett fram till idag och göra samma paralleller till AI så inser vi snabbt att vi just nu bara är i början av AI-resan. En skillnad är dock att det går så mycket fortare idag än vad det gjorde då när internet var nytt.

Vilka områden inom HR påverkas främst av AI?

Administrativa arbetsuppgifter kommer i hög grad att tas över av AI vilket innebär att HR får mer tid över till mer värdeskapande aktiviteter. Det förutsätter dock att det finns intresse hos HR att delegera bort dessa typer av uppgifter till AI, och att de medarbetare som tidigare utfört arbetsuppgifterna utbildas inom andra nya arbetsuppgifter som är mer värdeskapande. 

Rekrytering är också ett område där AI kan skapa mycket värde. Det finns redan idag olika tjänster som möjliggör att till exempel kandidater i en rekryteringsprocess som uppfyller minimikrav får möjlighet att göra en intervju med en AI närsomhelst under dygnet. AI kan, vid sidan av effektivisera processen också bidra till att göra rekryteringsarbetet mer fritt ifrån diskriminering och bias. Detta samtidigt som kandidaterna löpande hålls uppdaterade av vad som händer i processen.

Vi kommer troligen se AI-tjänster bidra med experthjälp inom arbetsrätt. Tjänster som är tränade på arbetsrättslagstiftning och praxis, och kommer att kunna erbjuda stöd när som helst under dygnet.

Det kanske finns andra frågeområden inom HR i just din organisation där en chatbot kan stötta chefer och medarbetare inom olika frågor dygnet runt? Det skulle kunna handla om frågor såsom; hur många semesterdagar någon har kvar, vad går att få friskvårdsbidrag för, frågor om föräldraledighet – dygnet runt.  Med en sådan chatbot frigörs tid från HR till att arbeta med mer värdeskapande arbetsuppgifter.

Inom vilka områden ser vi nya utvecklingsmöjligheter?

De flesta är nog införstådda med att AI kommer att ta över vissa typer av arbetsuppgifter. Detta kan för många såklart kännas skrämmande och oroande. Men glöm inte att vid sidan av detta tillkommer också nya möjligheter där AI kan hjälpa HR professioner. Inte bara att leverera mer värde utan också nya typer av värden till sina organisationer. 

AI kan till exempel bli ett hjälpmedel till att främja engagemang på våra arbetsplatser och genom olika insikter bidrar till att hjälpa chefer och medarbetare att utveckla hållbara organisationer där medarbetare väljer att stanna längre vilken gynnar en mer långsiktig hållbar kompetensförsörjning.

De HR-avdelningar som visar nyfikenhet inför AI och lär sig dra nytta av fördelarna kommer att kunna öka sitt värdeskapande för de organisationer som de arbetar inom – och i förlängningen även för de kunder eller medborgare som organisationen finns till för. Med det förutsätter, förutom nyfikenhet, också kunskap om AI och hur AI kan användas i det egna arbetet.

10 exempel på hur HR kan använda ChatGPT

Inom rekrytering

1. Genom att ge ChatGPT information om vilka typer av arbetsuppgifter och kompetenskrav som gäller för en tjänst kan den producera förslag på intresseväckande annonser för olika målgrupper
2. Den kan också producera konversationsmallar som kan användas i dialogen med kandidater i rekrytering.
3. Om du ger ChatGPT bakgrundsinformation om en tjänst kan den bidra med förslag på intervjufrågor och även stötta dig med vad som är viktigt att följa upp för att säkerställa rätt kompetensnivå hos kandidaterna.
   
   

   Inom chefsstöd

4. Genom att ge ChatGPT olika krav och förhållningsregler om till exempel arbetstider eller att vissa medarbetare kanske arbetar avvikande tider eller avvikande sysselsättningsgrader kan chatboten producera scheman för bemanning.  
5. ChatGPT kan i rollen som ett bollplank stötta ledare i att hantera olika typer av utmaningar som kan finnas i en medarbetargrupp.
6. Vid tillfällen där det är extra viktigt att ett budskap blir tydligt kommunicerat kan ChatGPT tolka utkast till texter och ge återkoppling på hur de kan uppfattas och samtidigt komma med förslag till förbättringar som ökar sannolikheten att ett budskap uppfattas tydligt.
   
   

   Inom utveckling

7. ChatGPT kan ge förslag på aktiviteter som kan öka engagemanget inom en organisation. Den kan ge förslag på åtgärder som är användbara inför förändringsarbete. Den kan också ge förslag på vilka hinder som finns för att skapa en mer innovativ arbetsplats och hur dessa hinder skulle kunna hanteras.
8. Det kan ses som en idéspruta och producera olika typer av utkast i ett första steg, som därefter går att bygga vidare på genom att ställa fler uppföljande frågor.
9. Den kan ge förslag på individuella utvecklingsvägar för medarbetare utifrån information om vad de idag befinner sig i sin utveckling.
10. ChatGPT kan ge förslag på utbildningsprogram och upplägg för vad en Powerpoint kan innehålla för områden.

Det positiva med ChatGPT för HR 

• HR behöver inte längre vara experter på att producera texter då ChatGPT kan användas som ett hjälpmedel för att producera förslag på utkast som HR-medarbetare därefter kan vidareförädla. I slutskedet kan ChatGPT även hjälpa till att se över exempelvis tonalitet eller komma med förbättringsförslag.
• Den kan bidra med kreativa förslag och lösningar på olika problem för HR-avdelningar som ett ytterligare perspektiv.
• ChatGPT integrerat med andra systemlösningar frigör tid för HR till att arbeta ännu mer med värdeskapande arbetsuppgifter. Detta genom att chatboten kan stötta i att svara på frågor, tillhandahålla olika blanketter och liknande i stället för att HR personal gör det.
• ChatGPT integrerat med en HR-funktion kan bli en ny kontaktpunkt till HR som kan innebära en ökad proaktivitet inom olika frågor då chefer kan bolla frågor i ett tidigt skede. Chatboten är tillgänglig dygnet runt och kan i en HR-roll bli tillgänglig på ett helt annat sätt för chefer och medarbetare som kanske inte arbetar samma arbetstider som HR-medarbetare.
• Chatboten kan sammanfatta stora mängder data ifrån artiklar och annat material och webbsidor som ett stöd i HR avdelningens egen kompetensutveckling, den kan också skriva utkast till protokoll utifrån mötesanteckningar.
• Den kan stötta organisationens medarbetare i deras egen kompetensutveckling. Detta genom att inspirera till nya kunskap och nya arbetssätt men även genom att ge förslag på olika utvecklingsvägar för medarbetare. 

De nuvarande nackdelarna med ChatGPT 

• ChatGPT har huvudsakligen tränats på data som var tillgängligt fram till september 2021 vilket innebär att den inte alltid har aktuell kunskap om världen. Det är också oklart exakt vilken data den är tränad på då det inte finns någon publik information om det.
• Då ChatGPT inte ger ett svar på samma sätt som till exempel Google utan i stället beräknar ett lämpligt svar. På så sätt är det viktigt att förstå att de svar som ges inte alltid går att likställa med fakta utan i stället vad som är sannolikt utifrån hur systemet är tränat och på vilken data den är tränad på. I ChatGPT ”googlar” du inte fram ett svar utan du interagerar i stället med tjänsten vilket innebär att ju tydligare och fler instruktioner du ger den, desto bättre blir den på att producera den respons du efterfrågar.
• Risker för bias utifrån flera faktorer. Vi vet inte exakt vilken data som ChatGPT är tränad på, och hur den är tränad. Vi kan sannolikt också anta att de som konstruerat och tränat systemet själva har både medvetna och omedvetna fördomar som kan ha en påverkan på hur tjänsten tolkar och svarar på våra frågor.
• För att kunna avgöra vad som är korrekt i de svar som ChatGPT ger behöver användaren ibland själv också ha en tillräcklig kunskapsnivå inom ett visst område för att kunna göra den bedömningen. 

Vill ni veta mer om hur AI och ChatGPT kan hjälpa arbetet inom HR eller står ni inför en digitaliseringsresa och behöver stöttning på vägen? Hör av er till oss!