Från att dagligen setts tillsammans med kollegorna på arbetsplatsen, sitter många av oss nu i hemmakontoret och arbetar på distans. Snabba avstämningar vid kaffeautomaten, veckomöten, teammöten, incheckningar eller informella avstämningar har förflyttas till digitala kanaler eller kanske helt uteblir? För att alla medarbetare ska förstå sin roll i helheten, det egna uppdraget, vara delaktiga i verksamhetens utformning och utveckling behöver alla känna engagemang och motivation för att fullgöra sitt uppdrag. Det är inte helt lätt att kommunicera och bibehålla motivation och engagemang hos alla, men det går. Genom bra och öppen dialog skapar du förutsättningar för en bra digital kommunikation.
Några tips:
Du måste underhålla eller engagera din publik för att den ska välja att ta del av innehållet. Detta kan bli extra svårt när du kommunicerar digitalt. Möt medarbetarna där de är, fysiskt och mentalt. Vilka behov och intressen har de? I vilka kanaler finns de? Hur kan du överraska dem för att nå igenom bruset? Blanda affärsmässigt med lättsamt innehåll, i kreativa format och med rätt tonalitet i relevanta kanaler. Håll dig relevant och glöm inte bort att vi människor ofta har extremt kort uppmärksamhetsfönster.
Det är alltid viktigt att anpassa kommunikationen efter mottagarnas roller och intressen. Vad ska målgruppen veta, känna & göra? Genom att fråga dig själv varför och vad ni ska kommunicera är det ofta enkelt att lista ut vad som är viktigast att säga. Vi har alla fått lååånga mail/chattar med information som vi inte kunnat ta till oss. Personen som skickade textmassan har snarare tänkt ”detta måste jag få sagt/ut” snarare än vad vill jag att Pelle ska veta? Vad ska han känna? Vad vill jag att han ska göra? Börja i den formueringen nästa gång du sitter vid sändknappen, så lovar jag att du kommer få bättre effekt.
Kommunikation handlar till stor del om planering, tajming och metod. Det finns ett direkt samband mellan dålig tajming och dålig kommunikation. Att planera sin kommunikation behöver inte vara så komplicerat, börja med att sätta vissa riktlinjer så att du håller en röd tråd genom din kommunikation och när du ska kommunicera. Viss typ av kommunikation passar tex inte för fredag eftermiddag, och se till så du inte skickar ut information utanför arbetstid! Tidpunkten kan signalera mer än själva innehållet.
Det har aldrig varit lättare att ha en dialog med medarbetarna, tack vare sociala kanaler såsom Teams, Slack, Zoom och liknande plattformar går det att ha ständig kontakt. Rätt använt kan en sådan dialog stärka både tillhörighet och teamkänsla. Bjud in din publik i samtalet för att skapa engagemang och intresse. Ingen vill vara den där personen på festen som bara pratar om sig själv, och samma logik gäller när vi kommunicerar i andra sammanhang.. Erbjud och delta i öppen dialog där alla är välkomna. Det kan vara diskussioner runt officiell information, dialog med ledning på alla nivåer etc. Var också tydlig med om du önskar feedback. Kommunikation kräver att flera personer deltar, annars blir de lätt envägskommunikation/information. Känner du som medarbetare att du behövs, att du kan påverka och att din åsikt är viktig, kommer du troligen att bidra i högre grad. Men se till att ta vara på och besvara den input som kommer, annars kan det snarare skapa negativ effekt.
Kommunikationen vara ärlig, öppen och saklig. När du kommunicerar digitalt försvinner många nyanser i ditt kroppsspråk, så var tänk på att väldigt tydig och rak. Tydliggör vad som är personliga åsikter och organisationens hållning. Att ärlighet varar längst gäller inte minst för internkommunikationen i en organisation. Öppenhet, transparens och ärlighet bemöts med samma mynt från medarbetarna och skapar starkare laganda och delaktighet. Det ligger därför i sakens natur att vara personlig i kommunikationen eftersom det stärker trovärdigheten. För att kunna leda på bästa sätt behöver vi vara äkta och sanna i förhållande till oss själva och andra.
Maria Lörne, Head of Marketing and Communication, Wise Consulting