Det har nog inte undgått någon att många fått tänka och ställa om arbetssätt till följd av pandemin. Men det är kanske inte lika lätt att veta hur en kan ställa om rent praktiskt? Exempelvis på vilket sätt möten kan bli mer effektiva, kommunikationen mer tydlig och hur mål uppfylls på bästa sätt när vi jobbar på distans? Med hjälp av smarta digitala arbetssätt kan vi enkelt fortsätta hålla möten, kanske till och med ännu mer kreativt än innan.
Mural – digital whiteboard
Mural är en digital whiteboard som stöttar dig före, under och efter det digitala mötet. Det är en interaktiv yta som bidrar till att vi får en hög interaktivitet i mötet, trots att vi inte kan mötas i det fysiska rummet. Vi använder det här på Wise Consulting, både för oss själva men också gentemot våra kunder för att identifiera det önskade läget, skav och pains beroende utefter behov. Arbetssättet har gett oss flera fördelar. Här nedan redogör jag dem i tre steg; före under och efter mötet. Jag hoppas detta kan hjälpa även dig!
-
Före mötet
Att förbereda sig före ett möte är såklart en viktig förutsättning för att uppnå det du vill med mötet. Nu sker de flesta möten digitalt vilket skärper vikten av att vi är extra tydliga i våra budskap till deltagarna. Hur får vi dem till exempel engagerade och hur de kan bidra mötet? Med det här arbetssättet kan du bygga din egen struktur till mötet. Alternativt kan du ta inspiration från någon av alla de olika mallarna som finns. På så sätt kan du ha arbetsytan klar innan ni träffas, det är enkelt, strukturerat, färgglatt och kreativt.
-
Under mötet
När du har förberett en Mural kan du enkelt dela länken till mötesdeltagarna genom en mötesinbjudan. Oftast bjuder jag in via Teams eller liknande där vi kan få en chans att se varandra för att sedan klicka in oss vidare till den digitala whiteboarden. När alla är inne vid whiteboarden ser ni varandras markörer med era initialer eller namn beroende på hur ni loggat in. Det gör att du som mötesledare kan styra deltagarna till olika arbetsytor på whiteboarden. Väl där kan du både instruera muntligen och de kan också se vad du har förberett i form av text, bilder eller arbetsytor.
Precis som vi gjorde när vi träffades fysiskt använder man här färgglada post-it lappar, där var och en enkelt lägger in sina post-its lappar med idéer och input. Självklart kan du välja att själv sköta anteckningarna men genom möjligheten av att alla sätter upp sina egna post-its ökar du engagemanget och inputen i mötet. Du kan också välja att dela upp er i smågrupper för att sedan dela med er av era tankar i helgrupp. Lapparna kan du som mötesledare enkelt flytta och sätta i den struktur som passar mötet bäst.
-
Efter mötet
När mötet är avslutat har du alla noteringar klara och sparade. Du har dessutom ett underlag som ni kan återkomma till och bygga vidare på för att skapa kontinuerliga, utvecklande och agila arbetssätt.
Mural – för dig som konsult
När jag som konsult går ut på ett nytt uppdrag tar jag hjälp av det här arbetssättet. Detta gör jag för att tydliggöra förväntningarna så tidigt som möjligt från kunden. Samt korta ned startsträckan och lägga en tydlig tidslinje för uppdraget. Arbetsytan blir ett bra arbetssätt för att säkra upp att kundens önskade läge blir tydligt snabbt in i uppdraget. Jag får också möjlighet att lyfta fram det jag noterar, och ser som behov och förbättringsmöjligheter. På så sätt kan vi prata om vad vi ska fokusera på, hur och när. Eftersom arbetsytan är väldigt stor fungerar det alldeles utmärkt att lägga in arbetsmetoder som KANBAN och Retromöten etc. för att göra det extra effektivt. Arbetsytan blir ett bra underlag för att följa upp och anpassa uppdraget över tid. Detta för att se till att det önskade läget hos kunden nås i slutet av uppdrag.
Det här arbetssättet är en del av det som vi kallar High Impact HR. Kontakta gärna oss om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa dig och din verksamhet.
Carolina Granström, Konsult på Wise Consulting.