Att som chef hantera negativa och otrevliga kollegor är en utmaning som kräver både takt och strategi. I den här artikeln får du våra bästa tips för att skapa en positiv arbetsmiljö och hantera besvärliga, negativa och nedlåtande kollegor på ett konstruktivt sätt. Lär dig hur du kan navigera genom dessa situationer och skapa en harmonisk arbetsplats för dig och ditt team.
Så hanterar du negativa och otrevliga kollegor som chef
Som chef har du ett ansvar att hantera konflikter och oro i gruppen. Negativitet kan komma inifrån den egna arbetsgruppen eller från enskilda medarbetare som är missnöjda eller oroliga över något i sin arbetssituation. Ibland kan det även ha sin grund på det privata planet – långt ifrån arbetet. Det är viktigt att skaffa sig en bild av vad det är som gör att en medarbetare uppvisar ett beteende som uppfattas som negativt eller otrevligt.
Viktigt att agera i tid och undvik allvarliga konsekvenser
Besvärliga och nedlåtande kollegor kan ha en negativ påverkan på hela arbetsgruppen och verksamheten som helhet. Om det uppstår problem med kollega är det viktigt att du som chef agerar i tid. Om du väntar för länge kan situationen eskalera och missnöje och oro sprids till andra medarbetare på arbetsplatsen, vilket i sin tur kan leda till ytterligare och större konflikter.
Följaktligen kan det få allvarliga konsekvenser såsom dålig arbetsmiljö, lägre engagemang, minskad produktivitet och ökad stress hos övriga kollegor. Genom att agera direkt kan du upprätthålla en god arbetsmiljö och främja en kultur av respekt och samarbete. Du visar dessutom att du tar allas synpunkter på allvar och arbetar för att skapa en bra arbetsplats.
Läs även: Skapa arbetsglädje på jobbet!
Tips för hantering av besvärliga och negativa kollegor på arbetsplatsen
Många har svårt att förstå att det egna otrevliga beteendet och agerandet påverkar gruppen, arbetsmiljön och kulturen på arbetet. Därför är det bra att även i förebyggande syfte tala om spelregler, normer och förväntningar på varandra i en arbetsgrupp. Något som man som chef sedan kan gå tillbaka till och påminna om när otrevliga beteenden och ageranden uppstår i gruppen för att undvika dålig stämning på arbetsplatsen. Även om vi tycker olika om något eller är missnöjda har vi ett gemensamt ansvar för varandras arbetsmiljö.
Prata om problemet och ta reda på om hur personen mår
Om du som chef märker att en medarbetare agerar på ett sätt som andra upplever otrevligt är det första du bör göra att ta ett samtal med berörda personer var för sig. Förklara att du har noterat att det finns spänningar och att du vill förstå vad som pågår och vad som ligger bakom det negativa beteendet. Finns det några personliga eller arbetsrelaterade problem som påverkar dem. Uppmana dem att vara öppna med sina perspektiv och hur de uppfattar situationen. Som chef är det viktigt att du skapar ett klimat där medarbetarna känner sig trygga att uttrycka sig.
Sätt dig in i kollegans situation
Visa att du lyssnar aktivt och försök förstå deras perspektiv och vad som kan ligga bakom deras beteende. Undvik att dra förhastade slutsatser. Det finns många anledningar till en persons agerande. Oftast handlar det om missförstånd, bristande kommunikation, att person är stressad eller inte mår bra. De allra flesta vill göra ett bra arbete och bidra till en god stämning. Ha med dig den inställningen in i samtalet när du möter din medarbetare. En förstående och empatisk chef hjälper medarbetaren att hantera sina problem på ett mer konstruktivt sätt.
Ta tag i ledarskapet
Som chef är du nyckeln till att skapa en sund arbetsmiljö. Ta ett proaktivt steg och ta ledningen när negativitet uppstår. Kommunicera tydligt de förväntningar du har på ditt team när det gäller beteende och arbetsprestation. Ge konstruktiv feedback och vägledning till den medarbetare som uppvisar negativa eller otrevliga tendenser. Visa att du är engagerad i deras utveckling och vill hjälpa dem att förbättra sitt beteende för att gynna både dem själva och hela arbetsgruppen. Genom att vara en tydlig och stöttande ledare kan du hjälpa till att vända situationen till det bättre och främja en positiv arbetskultur.
Läs även: Bra ledarskap - så blir du en bättre chef & ledare
Fokusera framåt på lösningar
I samtalet är det viktigt att lyssna och förstå situationen utifrån medarbetarens perspektiv. Men fastna inte för mycket i vad som varit. Att lära från sina misstag är bra, men att älta det som varit utan syfte att hitta en lösning gynnar inte situationen. Försök därför att hålla siktet framåt. Vad kan vi göra nu och framåt för att situationen ska bli bättre för alla parter.
Sätt tydliga gränser
Att fokusera lösningar som nämns ovan är ett sätt att avgränsa samtalet. Att gräns-sätta kan också innebära att inte tala om andra kollegor som inte är med i rummet och kan ge sin version av situationen. Erbjud hellre medarbetaren att fortsätta samtalet med alla parter involverade. Att fokusera på sådant man inte kan påverka gynnar heller inte situationen och är något man kan konstatera, men inte fastna i. Situationen är som den är och vi får göra det bästa utav det vi har.
Följ upp
Uppföljning är alltid nödvändigt efter samtal om missnöje, beteendeförändring eller konflikthantering. Var noga med att inleda samtalet med att tydligt poängtera alla förbättringar som medarbetaren gjort och vad medarbetarens förändrade beteende har haft för positiva konsekvenser på verksamhet och stämning. Ge tydliga exempel och låt medarbetaren förstå att du sett alla ansträngningar och insatser som medarbetaren bidragit med till det bättre. Skynda inte igenom denna del av samtalet då det bygger upp en tillit mellan dig och din medarbetare. En tillit att du vill din medarbetares bästa och ser allt bra som hen gör. Om de icke önskade beteendena har upphört behöver ni inte ha fler uppföljningsmöten.
Om det fortfarande finns kvar inte önskvärda beteenden kvar var tydlig med vilka beteenden det är och hur de påverkar verksamhet, stämning eller arbetsmiljö. Skriv en tydlig och skriftlig handlingsplan framåt som tydliggör:
- Vilka beteenden får inte förekomma mer
- Hur ska medarbetaren agera i stället
- Hur kan du som arbetsgivare hjälpa medarbetaren att agera rätt
- Tydliggör vad som händer om hen inte förändrar sitt beteende.
- Avsluta med att sätta ett nytt datum för ytterligare ett uppföljningsmöte.
Problem med otrevliga beteenden på arbetsplatsen? Anlita oss!
Om situationen eskalerar eller inte når ett slut, kan du som chef behöva hjälp vidare och då är det bra att involvera en extern part. I många situationer är ett professionellt HR stöd nödvändigt för att komma vidare i dessa frågor, navigera rätt och komma till ett avslut. Vi hjälper dig som chef att vidta rätt åtgärder för att lösa situationen.
Kontakta oss, vi hjälper gärna till!
Nils Lundström, HR-konsult på Wise Consulting