Så genomför du ett värdeskapande medarbetarsamtal – för alla parter

Ibland kan en stressad chef uppleva att medarbetarsamtalet/målsamtalet är tidskrävande och en av de uppgifter inom ledarskapet som bara måste bockas av. I den här texten får du ta del av våra bästa tips som gör att du istället ser fram emot dina medarbetarsamtal och förstår varför dessa är viktiga både för verksamheten, individerna och din relation med medarbetarna. 

Syftet med medarbetarsamtalet – varför är det viktigt?

Medarbetarsamtal, målsamtal, utvecklingssamtal, performance dialouge, development dialogue - kärt barn har många namn. Oavsett benämning utgör det här en unik möjlighet för dig och din medarbetare att reflektera över det kommande året och diskutera hur individen, i sin roll, kan bidra till affärsmålen och samtidigt utvecklas personligen och professionellt. Som chef ger de här samtalen dig överblick över dina medarbetares mål, vilket möjliggör riktade insatser för att säkerställa att teamet arbetar i rätt riktning. Medarbetarsamtalet utgör därmed nyckeln till att skapa engagemang och delaktighet, vilket i sin tur leder till framgångsrika resultat både för verksamheten och den enskilde medarbetaren.

Vad bör du som chef tänka på inför ett medarbetarsamtal?

Ge din medarbetare möjlighet att själv reflektera över det kommande året och presentera sitt förslag för dig. Som ledare är det din roll att vara närvarande, guida i rätt riktning, eventuellt utmana och framför allt erbjuda stöd. Det förberedande arbetet du själv behöver göra är att tydligt förklara syftet med mötet så medarbetaren kan förbereda sig på bästa sätt. Självklart bör du också undersöka potentiella mål och utvecklingsmöjligheter, men samtalet blir mest givande när det drivs av medarbetaren.

Medarbetarsamtalet är en win-win-situation:

Hur kan medarbetaren själv uppleva att hen bidrar till verksamheten/teamets framgång, vilket ger arbetsinsatsens en meningsfull känsla.

På vilket sätt kan medarbetaren själv utvecklas i sin roll eller mot nästa steg i karriären, som också gynnar verksamheten/teamet.

Dela upp medarbetarsamtalet i två delar:

Sätt mål och riktning utifrån verksamhetens mål

Förhoppningsvis har verksamhetens och avdelningens mål redan kommunicerats. Be din medarbetare att reflektera över hur hen kan bidra till dessa mål. Arbetar företaget med SMART, OKR eller annan målstyrningsmetod? Uppmuntra medarbetaren att formulera sina mål enligt samma metodik.

1. Om ni ligger efter med verksamhetens eller avdelningens mål och medarbetarsamtalet närmar sig, skjut inte upp mötet utan kör på ändå. Det handlar initialt om att sätta en riktning tillsammans. Om övergripande mål inte är helt klara, gör ert bästa och justera dem i kommande 1:1-möten.
2. I mötet pratar ni om VAD medarbetaren ser i sitt bidrag och dess relevans för avdelningen. Din roll är att stötta och guida om detta inte helt stämmer överens med verksamhetens mål.
3. Sedan fokuserar ni på HUR målen kan uppnås och brytas ned i mindre delmål, om medarbetaren inte redan har gjort det. Använd mätbara mål eller KPI:er för att följa upp framsteg under året.
4. Diskutera NÄR målen bör vara genomförda och överväg att sätta mål med olika tidshorisonter (några månader framåt, halvår och årsmål).

Medarbetarens individuella utveckling

Be medarbetaren att reflektera över sin individuella utveckling, och använd samma målstyrningsmetod för att hålla en enhetlig linje.

1. I mötet presenterar medarbetaren sina utvecklingsmål. Undersök om medarbetaren är nöjd i sin nuvarande roll, vilket såklart också är okej, eller om hen har tankar på nästa steg i karriären?
2. Hjälp medarbetaren att specificera korta och långsiktiga mål, med fokus på att främja personlig tillväxt eller vara kvar inom verksamheten en längre period.
   1. Det är självklart helt okej att känna sig tillfreds med sin nuvarande roll. Vi behöver några stabila och pålitliga individer i varje team som ser en långsiktig framtid i sina befattningar. Undersök vilka faktorer som är centrala för att den enskilda individen fortsätter att trivas och förblir engagerad på lång sikt.
   2. Om medarbetaren siktar mot en mer senior roll, identifiera rimliga steg att ta under det året, såsom att hantera mer komplexa arbetsuppgifter, driva projekt eller skugga en senior kollega.
   3. Siktar medarbetaren själv på att bli chef en dag. Undersök vad individen lockas av, ofta finns olika vägar att gå innan en sådan karriärutveckling når hela vägen. Sätt upp kortsiktiga mål och överväg potentiella roller som kan vara relevanta innan en chefsposition nås.
3. Ställ alltid frågan "Hur mår du i ditt jobb idag?" för att få inblick i medarbetarens totala arbetsupplevelse och identifiera eventuella åtgärder som bör vidtas. Uttryck detta både under regelbundna 1:1-möten och vid medarbetarsamtalet, samt eventuella halvårs- eller kvartalsvisa uppföljningar.

Sedan till det viktigaste av allt, nämligen att under året kontinuerligt följa upp tillsammans med individen hur det går med de uppsatta målen. Har målen med kortare tidshorisont uppnåtts, och är de fortfarande relevanta? Även dessa uppföljningssamtal fungerar bäst när de drivs av medarbetaren, medan du som ledare intar rollen som bollplank och rådgivare snarare än en ren kontrollfunktion.

Utvärdera föregående års mål

Vissa verksamheter använder också medarbetarsamtalet för att summera förgående års mål, vilket ibland kallas performance review eller prestations- eller utvecklingssamtal. Gäller det i din organisation så är vårt råd att dela upp mötet i två delar: först diskutera föregående år och när det är avklarat kan ni gå vidare till att prata om de kommande målen.

Instruera medarbetaren att förbereda sig inför mötet och låt hen då dela med sig av sina tankar kring sin egen utveckling – både framgångar och områden som kan förbättras. Lyssna noga och ge sedan återkoppling, bekräfta det du håller med om med tydliga exempel och på samma sätt, lyft fram områden där du ser att medarbetaren kan förbättra sig. Använd konkreta exempel för att underlätta för medarbetaren att förstå och ta till sig feedbacken, vilket underlättar för vidare arbete. I detta samtal bör du även aktivt söka feedback från medarbetaren om er relation och ditt ledarskap.

Skillnad på medarbetarsamtal och lönesamtal

En annan aspekt att beakta är lönesamtalet, som ibland sammanfaller med medarbetarsamtalet. Det är viktigt att komma ihåg att kollektivavtalen oftast reglerar att dessa bör behandlas separat. Oavsett om verksamheten omfattas av ett kollektivavtal eller inte, rekommenderar vi att ni håller isär dessa två samtal. Om ni inte är anslutna till ett kollektivavtal kan du avsluta diskussionen om mål och utveckling för att sedan lyssna på medarbetarens förväntningar kring löneutveckling. 

Ta hjälp av HR

Vi på Wise Consulting, eller din egen HR-avdelning, finns som bollplank i dessa frågor. Ta hjälp av oss om du känner brist på motivation inför dessa typer av samtal. Det är av största vikt att påminna sig om syftet, då kommer motivationen naturligt. Vår utgångspunkt är att att alla människor vill bidra och göra sitt bästa; medarbetarsamtalet är ett verktyg för att möjliggöra verksamheten/teamets framgång och uppnå era affärsmål. Med denna approach ser vi fram emot nästa medarbetarsamtal snarare än en uppgift som måste bockas av.

Behöver du eller din organisation stöd med planering och sätta struktur inför medarbetarsamtalen? Kontakta oss på Wise Consulting! Vi kan tillsätta en HR-resurs med rätt kompetens, antingen som interimslösning eller på timbasis. Läs mer här!

Li Hjelte, HR-konsult på Wise Consulting