Alla verksamheter förändras med tiden och omorganisationer, där även neddragningar kan bli aktuellt, är en naturlig del av det. Neddragningar är en komplex process som påverkar hela organisationen. När det händer är det viktigt att hjälpa de anställda på bästa sätt, både för dem som slutar och för dem som stannar. Men vad behöver du som arbetsgivare göra och tänka på för att en neddragningsprocess ska bli så bra som möjligt?
I de tuffaste av tider skiljs agnarna från vetet! Vilka arbetsgivare är det som faktiskt lever upp till sitt employer brand om hur det är att vara anställd hos just dem? Att vid en neddragning behandla medarbetare med respekt och leva bolagets värderingar är viktigt för hur du som arbetsgivare kommer uppfattas i slutändan. Att de medarbetare som tvingas lämna känner att processen, beskedet om uppsägning, avslutet och offboarding gjorts på ett professionellt och ansvarsfullt sätt.
Att vara den som blir uppsagd är tufft, för den medarbetaren vars framtid beslutats av annan part kan det kräva både tid och stöd för att det ska landa på ett bra sätt. Grunden för en lyckad neddragning ligger i att vara väl förberedd och ha en tydlig plan för vad du vill åstadkomma.
Det är viktigt att ha ett respektfullt synsätt på de berördas situation, där du som arbetsgivare ser de berörda som kollegor och medmänniskor, inte en siffra i statistiken. Med det som utgångspunkt kan du planera för hur du önskar att de som tvingas gå kommer vidare på bästa sätt.
Neddragningsprocess i 10 steg
Neddragning är en komplex process. Det är därför viktigt att du som arbetsgivare sätter upp en tydlig plan. Här har vi listat 10 viktiga steg för hur du genomför en lyckad neddragningsprocess.
Tillsätt en projektgrupp
Skapa en projektgrupp där HR, ledningsgrupp och ledare från organisationen samarbetar för att ansvara för förändringen. Detta kan såklart se olika ut beroende på omfattningen av förändringen.
Skapa en tidplan
Utgå från de datum när du vill att förändringen ska genomföras, räkna sedan bakåt. Vad behöver ske när?
Fackliga förhandlingar
Inled förhandlingar med de fackliga partnerna. Sätt en tydlig struktur för återkommande möten tillsammans. Glöm inte att göra en riskbedömning av arbetsmiljön inför omorganisationen. Meddela även arbetsförmedlingen gällande neddragningarna, det krävs om det är fem eller fler medarbetare som sägs upp per driftsenhet i samma län.
Kontakta din arbetsgivarorganisation
Om ni har kollektivavtal har ni möjlighet att få stöd med de arbetsrättsliga delarna genom en arbetsgivarorganisation.
Omplaceringsutredning
Säkerställ att du fullgör din skyldighet att utreda om annat arbete finns åt de anställda som berörs.
Omställningsstöd
Ta tidig kontakt med Trygghetsrådet om ni har kollektivavtal och överväg en extern outplacementpartner. Läs mer om våra outplacementtjänster här!
Information & utbildning
Informera och utbilda chefer och ledning. Identifiera även potentiella nyckelpersoner som också kan vara viktiga att informera. Utbildningen kan exempelvis innehålla information om hur en medarbetare kan reagera vid en kris, krisens olika faser och hur chefen kan bemöta medarbetaren utifrån dessa faser.
Kommunikation internt
Skapa en kommunikationsplan och lägg in den i tidplanen.
- Informera alla medarbetare om förändringen. Det kan vara svårt att ta in all information i stunden, se därför till att all muntlig information även publiceras i text.
- Kommunicera tydligt de anledningar och de siffror som ligger till grund för beslutet om att gå i omställning, så kan varje medarbetare själv se att bolaget kommit till ett logiskt beslut som de kan respektera och förstå.
- Säkerställ att i planen ha en tydlig struktur för återkommande information, varje eller varannan vecka kan vara lämpligt och återigen gör detta både muntligen och i skrift.
- Tänk på att alla tolkar information olika. Följ upp informationen som gått ut så gott det går via one-to-ones eller per team.
Besked om uppsägning
Informera de medarbetare som kommer att sägas upp i individuella samtal genom närmaste chef. Viktigt är att chefen bokar in one-to-ones med uppföljningssamtal efter att de fått beskedet för att följa medarbetarens behov och mående.
Chefsforum
Bjud in chefer till att samlas regelbundet för att fånga upp hur olika team mår och vilka insatser som kan behövas. Ett tips är att låta varje avdelningschef sätta grön, gul eller röd flagg om teamets nuläge.
Tre viktiga saker att göra
- Skapa en tydlig tidplan som innehåller alla steg i processen. Att lägga en bra och tydlig plan innan en så pass stor förändring går igång är avgörande för att nå framgång.
- Involvera chefer och klä dem så de kan hantera rollen, det är cheferna i organisationen som ska möta oroliga medarbetare i vardagen. Det är i dessa möten du har chansen att fånga upp varje medarbetare och att personer känner sig lyssnade på och förstådda.
- Kommunicera transparant, respektfullt och löpande. Detta är det bästa receptet för att undvika spekulation och ryktesspridning, i den mån det är möjligt.
Tre viktiga saker du inte får missa
- Missa inte att löpande informera. Även att det inte finns någon ny information, är det viktig information att delge. Tänk på att fånga upp dem som arbetar mer på distans nu när hybridarbete är mycket vanligare.
- Kom ihåg att göra en plan för hur ni ska leda i förändring. Det är lätt att falla in i ”business as usual” när den formella omställningen är klar men för de medarbetare som är kvar så har förändringsresan egentligen bara börjat!
- Slarva inte bort möjligheten att involvera fackliga representanter och skyddsombud, i ett tidigt skede, i riskbedömningen av arbetsmiljön. Detta är både en möjlighet för att skapa bra relationer och för att verkligen bottna i vilka utmaningar som verksamheten kommer möta efter neddragningen.
Efter en väl genomförd process kan bolaget möta framtiden rakryggat, förhoppningen är såklart att bolagets utveckling vänder till det positiva. Ganska snart kanske det är precis de medarbetare ni sagt upp som ni vill återanställa? Vad viktig deras upplevelse av denna process kommer vara då!
Står din verksamhet inför neddragningar? Känns det svårt och vill du vara säker på att processen går rätt till? Hör av dig! Vi kan stötta både i omställning- och förändringsarbete. Vi erbjuder även coaching för både medarbetare och chefer, samt outplacementprogram í olika omfattning.
Johan Vesterlund, Anna Lindholm & Anna Reuterswärd, HR-konsulter på Wise Consulting