Svåra samtal är en del av arbetslivet och framför allt vanligt förekommande för chefer och ledare. Syftet med svåra samtal handlar ofta om att förmedla ett tufft besked av något slag. Men varför är det så många som fortfarande benämner det som just ”svåra” samtal? Det gör knappast samtalen lättare.
Du vet säkert att vi med hjälp av vår inställning kan påverka hur vi upplever situationer. Vi kan välja att fokusera på det tunga, utmanande och jobbiga som vissa aktiviteter innebär eller så kan vi välja att tänka på vad aktiviteten kommer att leda till vilket förhoppningsvis är något positivt.
Fokusera på vad du vill uppnå med insatsen
När vi väljer att fokusera på resultatet av insatsen, ger vi oss en bättre förutsättning att lyckas med det vi vill åstadkomma. Låt säga att vi vill investera i vår hälsa och planerar att äta hälsosammare och ta lite kraftfullare promenader. Om vi då väljer att fokusera på hur vårt liv kommer att förändras positivt i stället för att fokusera på påfrestningarna och utmaningarna ger vi oss bättre förutsättningar att uppleva en ökad motivation för att göra det som krävs.
Detsamma borde rimligtvis även gälla för vår inställning till de olika samtal vi ställs inför. Nu säger jag inte att många upplever vissa samtal vara utmanande, ovana och kanske till och med lite otäcka. Men med samma inställning som för att uppnå en friskare livsstil kan vi med hjälp av vår inställning påverka vår känsla till samtalen. Det är trots allt väldigt viktigt, speciellt för ledare och chefer, att ha samtal som förtydligar, återkopplar och klargör vad som ibland kräver en förändring.
Byt ut ”svåra” samtal till ”modiga” samtal
För att ta ett exempel, säg att en chef har en medarbetare som; inte presterar enligt förväntan, upprepat kommer för sent, har en dålig attityd, inte tar hand om sin hälsa etc, det är då avgörande att ha den typ av samtal som hjälper medarbetaren till förändring. Att då förbereda sig inför ett ”svårt samtal” gör inte saken lättare. Om vi i stället skulle börja benämna den här typen av samtal som ”modiga, väsentliga och värdefulla” är jag övertygad om att vi kommer uppleva ett större mod och tydlighet i samtalen. Det blir troligtvis en möjlighet till lärande och utveckling både för chef och medarbetare.
Fundera också på hur du vill att personen som du ska ha samtalet med, ska uppleva samtalet och känna sig efteråt. Hur vi möter varandra påverkar klimatet och resultatet i samtalet. Om du har planerat samtalet utifrån tanken om att det är ett ”svårt samtal”, eller om det är ett ”modigt, väsentligt och värdefullt samtal med omtanke”, vilken tror du att din medarbetare skulle välja?
Omtanke – viktig del av ”svåra samtal”
Om vi tänker på just ”omtanke” så kan vi titta på det från olika perspektiv beroende på syftet med samtalet. Omtanke om resultatet och leveransen, kollegorna, kunderna och inte minst personen själv. Kanske är det något som personen själv inte känner till som du ska ta upp. Utgår vi från att personen vill bidra, försöker göra sitt bästa utifrån förutsättningarna och inte tänker att den har gjort (vad det nu än må vara) med avsikt (presterar dåligt, gör fel etc), blir det också med omtanke om medarbetaren. Först vid återkoppling kan medarbetaren få veta hur du tänker och vad det är som inte lever upp förväntningarna.
Börja med små förändringar
Så vad vill jag uppnå med att skriva detta inlägg? Jag vill stötta, utveckla och möjliggöra en annan inställning inför dessa samtal. I det långa loppet vill jag förhoppningsvis vara med och bidra till en bättre arbetsmiljö och ett bättre resultat. Samtidigt vet jag att beteendeförändringar och att skapa nya vanor tar tid. Det som kan göra det lättare är att ha systematik, självinsikt och ibland försöka vara både snillrik och smart. Därför kan du välja att fortsätta att benämna samtalen för något som börjar på "s".
Skulle du börja säga ordet ”svåra samtal” så kan du i stället försöka rulla på bokstaven ”s” och landa i ett stärkande, synliggörande samtal. Eller så väljer du helt enkelt att gå för ett modigt, värdefullt, väsentligt eller utvecklande samtal. Huvudsaken är att du har samtalet, att du känner dig förberedd och har gett dig själv goda förutsättningar för att lyckas. Att göra något som känns nytt och ovant, och kanske känns lite läskigt, kräver mod. Så varför inte se dig själv som modig när du ska hålla detta samtal och tänk på att vara omtänksam mot såväl din medarbetare, omgivningen och om dig själv.
Tips du kan utgå ifrån inför ett svårt samtal (som kräver lite extra mod):
- Vad behöver bli tydligt för medarbetaren?
- Hur vill du att medarbetaren och du själv ska känna efter samtalet?
- Visa omtanke mot dig själv, din medarbetare och verksamheten, och att ni utvecklas tillsammans.
Behöver du, eller någon i din verksamhet stöd för att lyckas med dessa samtal så hör av dig till oss på Wise Consulting. Vi har lång erfarenhet av att coacha och stötta människor och organisationer inför dessa typer av samtal.
Carolina Granström
Senior HR-konsult hos Wise Consulting
Författare till böckerna Motivera mera – men hur gör jag som chef och ledare? och Motivera ännu mera – men hur gör jag som medarbetare och kollega?