Som HR-konsultbolag med erfarna HR-konsulter som verkar inom olika verksamheter, stöter vi ofta på allmänna uppfattningar om lönerevisioner. I den här bloggen bemöter vi dessa föreställningar genom tre grundläggande punkter. Observera att olika kollektivavtal kan ge olika riktlinjer för genomförandet av lönerevisioner. I den här texten utgår vi ifrån att verksamheten har kollektivavtal.
Lönerevision — tre grundläggande punkter
1. Det finns inga garantier
Att löneavtalen är löneökningsavtal innebär inte att alla anställda är garanterade en löneökning. Det går att förhandla trots individgarantier, men det kan krävas andra saker. Ofta prioriterar både företag och fackföreningar de som är anställda och inte de som sagt upp sig och kommer sluta under/precis efter lönerevisionsprocessen. Som chef måste du tänka på att aldrig kommunicera ditt förslag till ny lön innan lönerevisionen är färdigförhandlad.
2. Vem omfattas?
Generellt så omfattas alla anställda av lönerevisionen (även oorganiserade), så länge lönen är satt i relevant lönerevisions-år. Vad är då ett lönerevisions-år? Eftersom lönerevisionen alltid utgår från prestationen tidigare år (lönerevision 2024 belönar 2023 års prestation), blir det viktigt att lönen är satt i rätt lönerevisions-år. Den som blivit nyanställd under årets sista tre månader brukar generellt ha svårt att hinna prestera om arbetet är någorlunda avancerat, då brukar arbetsgivaren ange nästa år som lönerevisions-år i anställningsavtalet. Detta betyder att den som har 2024 års lönerevisions-år innan lönerevisionen 2024 börjar inte är med och bidrar till potten och således är med i lönerevisionen först 2025.
Den enklaste regeln är att man ej byter lönerevisions-år på en befintlig medarbetare som får ny lön under året vid befordran/jobbyte/etc. och således separerar lönerevision/lönejustering. Prestationen utgår från företagets budget vid lönerevisionen (låt oss anta 2%), så vad är då befordran värd i lönejustering? Här kan vi resonera på många olika sätt – mitt råd är att hålla isär dessa begrepp för att inte riskera att behöva betala lönerevision två gånger.
3. Lönesamtalet är ingen förhandling
Lönerevision handlar i mångt och mycket om att sätta rätt förväntningar innan revisionen börjar. Företaget kan upprätthålla denna tydlighet genom att regelbundet vara öppen med verksamhetens ekonomiska status. Vilket också är ett krav enligt de nya EU-direktiven om lönetransparens. När det sedan är dags för lönesamtalet ska chef och medarbetare tillsammans komma fram till hur medarbetarens arbete under året kan kopplas till lönen.
Lönen förhandlas vid anställningstillfället. Kommer en medarbetare och ställer ett ultimatum om att få en ny lön pga ett annat erbjudande från en konkurrent sätts chefen i en orättvis situation om hen ska ”köpa kvar” medarbetaren. Det innebär ju i praktiken att chefen indirekt börjar förhandla medarbetarens lön med ett annat företag!
Vårt råd till alla företag är att ha en transparent process kring lönesättning, var tydlig med förväntningar i en lönepolicy och använd lönerevisionen som ett verktyg kopplat till prestation – inget annat.
Läs mer: Europaparlamentets direktiv om lönetransparens och de nya kraven
Struktur och rättvisa
En transparent lönesättningsprocess bidrar till en arbetsmiljö präglad av tillit och engagemang hos medarbetarna. EU:s lönetransparensdirektiv kommer också att ställa krav på lönestruktur och rättvisa.
En transparent lönesättningsprocess strävar efter att vara konsekvent och rättvis i behandlingen av alla medarbetare. Det innebär att liknande prestationer och kompetenser bör belönas lika oavsett kön, ålder eller andra icke-relevanta faktorer. Företaget bör tydligt definiera de kriterier och riktlinjer som används för att bedöma prestationer och fastställa löner. Det kan inkludera faktorer som kompetens, erfarenhet, prestationer, marknadsvärde och företagets ekonomiska läge.
Utöver det är det av stor vikt att skapa en öppen kommunikationskanal där medarbetare ges möjlighet att diskutera sina löner och förstå processen bättre. Med EU:s lönetransparensdirektiv kommer även vissa stora företag att bli skyldiga att regelbundet rapportera om sina lönestrukturer och eventuella löneskillnader mellan kvinnor och män.
Se även: Wise Video - EUs nya lönetransperensdirektiv
Tydlig lönerevisionsprocess
Det är viktigt att ha en effektiv och strukturerad lönerevisionsprocess som stöder organisationens mål och skapar förtroende hos medarbetarna. Här följer några tips på vägen:
- Informera cheferna om tidsplan, löneutrymme och ansvar under processen.
- Kommunicera tydligt till medarbetarna om processen och tidsplanen. Även föräldralediga och sjukskrivna omfattas av lönerevisionsprocessen.
- Förankra lönekriterierna och lönepolicyn i organisationen.
- Koppla lönesättningen till medarbetarens prestation och måluppfyllelse under året.
- Planera in lönesamtal och ge konstruktiv feedback baserad på bedömningsunderlaget. Lyssna på medarbetaren, bemöt denne och motivera den nya lönenivån.
- Förslag på de nya lönenivåerna behöver förankras och fastställas med närmsta chef och HR. Eventuella fackliga förhandlingar bör genomföras vid behov.
- Återkoppla och motivera den nya lönen till medarbetaren. Var transparent och öppen i din kommunikation.
- Utvärdera processen inför kommande revisioner.
Behöver du och din organisation hjälp i dessa frågor och med att sätta upp en lönerevisionsprocess så finns vi på Wise Consulting här för att stötta er. Våra erfarna HR-konsulter har både bred och djup kompetens inom HR-området. Kontakta oss här för att ta reda på hur vi kan hjälpa just er!